Représentant Officiel

M. Patrice Raza

Rôles et responsabilités

Le représentant officiel est membre votant du Comité Exécutif mais membre non-votant du Bureau Exécutif National (BEN) du Parti conservateur du Québec.

Le représentant officiel est responsable du financement et des dépenses du parti ou de l’instance ainsi que de la production du rapport financier annuel. Ces dépenses excluent les dépenses électorales qui sont sous la responsabilité d’un agent officiel. À l’occasion d’une période électorale, le représentant officiel d’un parti politique autorisé agit également à titre d’agent officiel, à moins que le chef du parti ne désigne par écrit une autre personne à cette fin. Il partage ses tâches avec le directeur exécutif.

En vertu de la Loi électorale du Québec, le Représentant Officiel doit obéir à la directive D-5 sur les établissement financier, solliciter et recueillir les contributions.

Au niveau du financement politique il est responsable de nommer par écrit des solliciteurs et en tenir une liste à jour; s’assurer de la conformité des contributions recueillies, s’assurer qu’une fiche de contribution soit adéquatement remplie pour chaque contribution et qu’elle soit transmise au Directeur général des élections. Il doit aussi encaisser les contributions de 50 $ ou moins en argent comptant et tout autre revenu, faire le suivi des contributions encaissées par le Directeur général des élections. Enfin, encaisser les sommes recueillies à l’occasion d’activités politiques qui constituent des revenus d’activités politiques et non des revenus de contribution et de remettre au Directeur général des élections les sommes recueillies à titre de revenus d’activités politiques qui excédent de plus de 5 % le coût réel d’une activité.

Il doit Retourner les contributions non conformes au Directeur général des élections dès que le fait est connu.

Le représentant officiel est aussi en charge de contracter des emprunts, transférer les sommes requises dans le fonds électoral de l’agent officiel. Il doit encaisser les remboursements de dépenses électorales, y compris l’avance, recevoir les sommes suite à la fermeture du fonds électoral de l’agent officiel et les biens détenus par ce dernier, gérer les transferts de fonds.

Il est responsable d'encaisser les revenus d’allocation versés aux partis autorisés et les revenus d’appariement du Directeur général des élections. Il doit Payer et demander les remboursements des frais de vérification du rapport financier annuel du parti et autoriser les dépenses à l’exception des dépenses électorales, acquitter les factures et payer annuellement les intérêts dus sur les emprunts dans les six mois suivant leur réception.

Il est en charge d'administrer la petite caisse avec le directeur exécutif et approuver les dépenses selon les politiques d’approbation des dépenses interne, tenir des registres comptables adéquats, préparer et présenter des états financiers conformément aux normes comptables sur les OBNL, mettre en place les mesures de contrôle interne nécessaires pour permettre la préparation d’états financiers exempts d’anomalies significatives, le tout afin de faciliter la préparation du rapport financier.

Finalement, il doit signer le bilan du rapport financier, respecter les délais de production fixés, s’assurer que le rapport financier soit accompagné du rapport du vérificateur ou de l’auditeur indépendant, des annexes qui en font partie intégrante et fournir dans un délai de trente jours, sur demande du Directeur général des élections, tout renseignement requis relatif au rapport financier.


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